鄂尔多斯市教育局公文处理办法

为确保鄂尔多斯市教育局机关公文处理工作的规范化、制度化、科学化，提高办文质量和工作效率，根据《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》和《鄂尔多斯市人民政府及办公厅公文格式细则》规定，制定本办法。

一、公文格式

（一）公文眉首，指置于公文首页红色反线以上的各要素，包括秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号和签发人等内容。

1．秘密等级，分为“机密”、“秘密”两个等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。

2．紧急程度，分为“特急”、“急件”两种，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第１行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

3．发文机关标识，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，用蒙汉两种文字，蒙文在上，汉文在下，套红。

4．发文字号，由发文机关代字、年份和序号组成，发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不加“第”字。鄂尔多斯市教育局党委文件字号为鄂教党发〔2008〕X号，鄂尔多斯市教育局文件大文头字号为鄂教字〔2008〕X号（上行文），小文头字号为鄂教发X字〔2008〕X号（下行文）。鄂尔多斯市教育局函的发文字号为鄂教函〔2008〕X号（上行文、平行文）和鄂教X函〔2008〕X号（下行文），居武文反线下右上角顶格（函的其他各要素的标识方法均同“文件式”公文格式）。联合行文的发文字号只用主办机关的字号。

5．签发人，上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

（二）公文主体，置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素，包括公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间等内容。

1．公文标题，红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文标题中除法规、规章名称和加书名号外，一般不用标点符号。

2．主送机关，标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

3．正文，用3号仿宋体字标识，主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

4．附件，在正文下空1行空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号要使用阿拉伯数码（如“附件：1.xxxxxx”），附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

5．成文时间，用汉字将年、月、日标全；“零”写为“Ｏ”。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm—4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色（当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上）。

联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色；两印章用同种加盖方式，互不相交或相切，相距不超过3mm。联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间；主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章下右空2字标识成文时间。

情况特殊说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采用调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。

（三）版记，置于主题词以下的各要素，包括主题词、抄送、印发机关和印发时间等内容。版记应置于公文最后一页，版记的最后一要素置于最后一行。

1．主题词，用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

2．抄送，在主题词下1行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

3．印发机关和印发时间，位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的时期为准，用阿拉伯数码标识。

（四）页码，用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

（五）公文中的表格，对横排A4纸型表格，将页码放在横排的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

二、公文种类

根据《国家行政机关公文处理办法》规定，行政机关的公文种类主要有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要等13种。

三、行文规则

（一）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。鄂尔多斯市教育局行文范围，一般上行文范围为自治区教育厅、鄂尔多斯市委、市政府；下行文范围为各旗区教育（教体）局、市直教育系统各单位；平行文范围为市委、市政府各部、委、办、局等。

（二）准确把握抄送范围，不得乱抄滥送。文件只发组织，不发个人，必要时可直接送领导本人，但在抄送栏中不能标有抄送“xx领导”等字样。向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

（三）严格控制向旗区人民政府行文，除与地方政府以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向地方政府正式行文。市教育局内设机构不得对外正式行文。

（四）同级政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

（五）“请示”应当一文一事,一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”、“意见”及其他文件中不得夹带请示事项。

（六）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

（七）教育局发文，局领导无论分管与否，必须人手一份。

（八）各科室要积极支持配合办公室做好精简文件工作,努力压缩文件数量，提高文件质量，做到可发可不发的文件坚决不发，维护文件的严肃性和权威性。

四、公文处理

（一）发文办理，发文办理程序为拟稿、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

1．拟稿，根据行文意图起草拟文稿，要求做到：

（1）正确使用拟文稿纸,使用符合存档要求的笔和墨，即用钢笔或毛笔，蓝色、黑色或黑蓝色墨水、墨汁，不得使用油笔、铅笔或其他新笔，及其他颜色的墨水，不得在文稿装订线外书写。

（2）符合国家的法律、法规及其他有关规定。

（3）情况确定，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（4）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号，字号用圆括号括住。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（5）公文的结构层次序数表示为,第一层为“一、”，第二层为“（一）”,第三层为“1．”，第四层为“（1）”。

（6）必须使用国家法定计量单位，长度单位用米、千米（公里）等，质（重）量单位用吨、千克（公斤）等，时间用秒、分、时、日（天）、周、月、年等，体积用升等。

（7）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称，简称要规范或约定俗成。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（8）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（9）时间表述要避免用“今年”、“明年”等代名词，年份一律用全数，如“2008年”，不用“08年”表示。

（10）除综合性大型文件材料由办公室拟稿外（相关科室提供材料），其他业务性的文件材料均由科室拟稿，办公室核稿。

2．核稿，对文件进行全面审查,主要查是否需要行文，有无矛盾之处，是否符合法律、法规、方针政策和有关规定，措施是否切实可行，发文程序和手续是否完备，文字表达及文件体式等是否符合要求等。文件送局领导签发前，应当先由科室负责人初把关(签字)后，送办公室核稿，办公室没有审核，不得发文。市教育局直属单位涉及关于全局性的工作需要教育局发文，必须经有关科室同意并签注意见后，办公室审核，分管领导签发。

3．签发，以本机关名义制发的上行文，经分管局长会签后，由局长或常务副局长签发。以本机关名义制发的下行文或平行文，由分管局长签发。文件中事项涉及到两个以上业务科室的工作时，须由分管该几个科室的领导共同签发。签发要明确表态，写上姓名和时间，用笔墨要符合存档要求。与其他机关联合行文，要送有关机关会签。

4．公文正式印制前，科室要认真校对并签字后，送办公室复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。公文的装订、封发等均由科室负责完成（公文应左侧装订，不掉页。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处。平订钉锯与书脊间的距离为3mm—5mm）。

5．正式印制装订好的公文（2份）及发文底稿要及时送至教育局办公室存档，其中发文稿纸有关内容必须认真填写，特别是有关人员的签字不能疏漏。

（二）收文办理，收文程序包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。收文处理要注意以下几点：

1．收文登记项目一般包括收文日期、收文编号、来文机关、来文文号、文件标题、份数、承办单位签收、处理情况、归档情况等。

2．拟办，由办公室负责人对所收文件在办理中可能涉及的工作事项、问题以及由谁或哪一部门办理，如何办理等提出初步拟办意见，供领导批示时参考。

3．批办，局领导对文件应如何处理所作的批示。批示要明确，笔墨符合存档要求，写上姓名和时间。

4．承办，一是对文件所涉及的工作问题的具体执行和办理；二是某些来文的复文，如批复、复函等，承办应注意以下几点。

（1）经领导批办的文件根据领导的意图、批示的意见具体办理。

（2）未经批办的文件，可遵循有关政策规定和以前的惯例，酌情办理；拿不准的,要先考虑执行方案或计划，经领导审查同意后办理。

（3）联合承办的文件,主办部门要主动做好协调工作，协办部门积极配合，不能互相推诿。

（4）承办任务多时，要分轻重缓急，保证紧要文件优先处理。

（5）已处理完毕的文件要及时清理，防止积压，并交至办公室。

5．催办查处，即对文件承办工作的督促检查，防止积压和延误。由掌握公文运转情况的人员负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。承办期限为：特急件一日内办毕,急件不超过3天，一般文件不超过1周。

五、公文归档

（一）公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。

（二）公文归档，应根据其相互联系、特征和保存价值以科室按期限整理立卷，保证档案的齐全、完整，能正确反映机关的主要工作情况。

（三）没有归档和存查价值的公文，经鉴别和主管领导批准，可以定期销毁，销毁文件应当进行登记，由两人监销。